Let op: deze info is enkel een algemene richtlijn en is geen juridisch of fiscaal advies.
Vandaag bestaat er geen pasklaar, wettelijk antwoord op de vraag wat telt als 'daadwerkelijk' gebruik van de leasefiets voor woon-werkverkeer. Ook over hoe je dat precies bewijst, bestaat er geen consensus.
Even ter herinnering: volgens de wet krijgt een werknemer het fiscale voordeel voor fietsleasing alleen als die de leasefiets ook ‘daadwerkelijk’ gebruikt voor het woon‑werkverkeer. De wetgever legt dit helaas niet concreet vast, waardoor het onduidelijk blijft welk bewijs volstaat. Bovendien evolueren de verwachtingen van de fiscus ook mee met de tijd.
Met dat in het achterhoofd delen we graag deze praktische tips. o2o Bicycle Leasing garandeert niet dat de fiscus deze aanpak altijd goedkeurt. We zijn dan ook niet aansprakelijk voor de gevolgen als je deze info gebruikt. Bekijk dit dus zeker binnen jullie eigen context en vraag raad bij een expert.
Tijdens een recente inspectie zagen we dat de inspecteur een groot belang hecht aan bewijzen. Je toont dus maar beter zwart op wit aan 'of' en 'wanneer' je werknemers met de leasefiets naar het werk komen.
Neem daarom liever het zekere voor het onzekere:
Stuur je werknemers regelmatig reminders om ritten te noteren.
Laat je werknemers fietsdagen invullen via een logboek of platform.
Koppel badgegegevens van de fietsparking aan ritten of doe regelmatig een steekproef.
Daarnaast kunnen je werknemers ook bewijs bijhouden door het woon-werkverkeer te loggen via een activiteitenapplicatie zoals Strava. Belangrijk hierbij is dat je als werkgever vooraf een privacy-analyse (o.m. GDPR) doet als je de werknemer verplicht om deze gegevens met jou te delen.