Remarque : ces informations constituent uniquement des indications générales et ne constituent en aucun cas un conseil juridique ou fiscal.
À l’heure actuelle, il n’existe pas de réponse légale toute faite à la question de savoir ce qui constitue une utilisation « effective » du vélo en leasing pour les déplacements domicile-travail. Il n’y a pas non plus de consensus sur la manière exacte de le prouver.
Pour rappel : selon la loi, un employé ne bénéficie de l’avantage fiscal lié au leasing vélos que s’il utilise « effectivement » le vélo en leasing pour ses déplacements domicile-travail. Malheureusement, le législateur ne précise pas concrètement ce que cela signifie, ce qui laisse planer un flou quant à la nature des preuves suffisantes. De plus, les attentes de l’administration fiscale évoluent également avec le temps.
C’est dans cet esprit que nous souhaitons partager nos conseils pratiques. o2o Bicycle Leasing ne garantit pas que l’administration fiscale approuve systématiquement cette approche. Nous déclinons donc toute responsabilité quant aux conséquences de l’utilisation de ces informations. Veillez donc à les replacer dans votre propre contexte et à demander conseil à un expert.
Lors d’un récent contrôle, nous avons constaté que l’inspecteur accordait une grande importance aux justificatifs. Vous avez donc tout intérêt à prouver noir sur blanc « si » et « quand » vos employés se rendent au travail avec leur vélo de leasing.
Mieux vaut donc jouer la carte de la prudence :
Envoyez régulièrement à vos employés des rappels leur demandant de noter leurs trajets.
Demandez à vos employés de consigner leurs journées à vélo dans un carnet de bord ou sur une plateforme.
Associez les données des badges du parking à vélos aux trajets ou effectuez régulièrement des contrôles aléatoires.
Par ailleurs, vos employés peuvent également conserver des preuves en enregistrant leurs déplacements domicile-travail via une application d’activité physique telle que Strava. Il est important à cet égard que vous, en tant qu’employeur, procédiez au préalable à une analyse de la protection des données (notamment au regard du RGPD) si vous obligez l’employé à partager ces données avec vous.